«Με το Office 365 έχουμε πλέον ένα σημείο αναφοράς για όλους τους προσκόπους, με κεντρική διαχείριση και δυνατότητα παράλληλης εργασίας, αναβαθμισμένη ασφάλεια και εξασφαλισμένη συνέχεια στο συνολικό έργο μας» – Μιχάλης Μίχαλος, Έφορος Πληροφορικής στη Γενική Εφορεία του Σώματος Ελλήνων Προσκόπων.
Νέα ψηφιακά εργαλεία έφεραν πιο κοντά τα Συστήματα Προσκόπων από όλη την Ελλάδα. Έλυσαν τα χέρια εκείνων που ασχολούνται με τις οργανωτικές δομές, απλοποίησαν και έκαναν λιγότερο χρονοβόρες πολλές διαδικασίες και αναβάθμισαν τα επίπεδα ασφάλειας στη διαχείριση ευαίσθητων πληροφοριών. Επιπλέον, εξασφάλισαν τη συνέχεια στη λειτουργία των προσκοπικών ομάδων, σε εθνικό και τοπικό επίπεδο, αφού πλέον όλες οι πληροφορίες και το απαραίτητο υλικό είναι εκεί και παρμένουν εκεί, σε έναν χώρο άμεσα προσβάσιμο σε όλους.
Σήμερα, σε όλη την Ελλάδα, υπάρχουν 303 συστήματα προσκόπων. Οι ψηφιακές ανάγκες τους σχετίζονται με την αμφίδρομη διαχείριση πληροφοριών γύρω από τη λειτουργία και τις δράσεις τους. Παράλληλα θέλουν να μπορούν να επικοινωνούν άμεσα μεταξύ τους, και κάθε Προσκοπικό Σύστημα να δέχεται και να μοιράζεται πληροφορίες, ανατροφοδοτώντας ένα κεντρικό σύστημα. Πριν από τη μετάβαση στο Office 365 της Microsoft, σχεδόν κάθε Προσκοπικό Σύστημα χρησιμοποιούσε δικά του μέσα και λύσεις που είχαν αναπτυχθεί ξεχωριστά. Λύσεις οι οποίες πολλές φορές δίνονταν μέσα από διάσπαρτα emails, διάφορες ιστοσελίδες και προσωπικούς λογαριασμούς στο Cloud.
Παράλληλη επεξεργασία
«Ένα πρόβλημα το οποίο λύσαμε είναι ότι πλέον έχουμε ένα σημείο αναφοράς για όλους τους Προσκόπους, με κεντρική διαχείριση και δυνατότητα παράλληλης εργασίας πάνω σε έγγραφα, όπως για παράδειγμα ένα φύλλο στο Excel. Η φύση και οι λειτουργίες του OneDrive, όπου πλέον αποθηκεύονται όλα τα δεδομένα, μας δίνουν αυτή τη δυνατότητα. Κάτι το οποίο ήταν αδύνατο μέχρι πρότινος, αφού συνήθως έπρεπε να στείλουμε ένα αρχείο, να γίνει η επεξεργασία του, αυτό να επιστραφεί και να κλείσει ένας χρονοβόρος κύκλος εργασίας. Τώρα, αρκεί η κοινοποίηση του σχετικού link, οπότε κάθε τροποποίηση είναι παράλληλα και άμεσα ορατή σε όλους, χωρίς να χρειάζεται να ανταλλάσσουμε συνέχεια emails και να χάνουμε χρόνο. Έτσι, διευκολύνεται το κομμάτι τις επικοινωνίας μεταξύ των Συστημάτων σε όλη την Ελλάδα», λέει ο Μιχάλης Μίχαλος μέλος στο Σώμα Ελλήνων Προσκόπων από το 1996 και ενήλικος εθελοντής από το 2004.
Τονίζει ότι αποστολή του Προσκοπισμού είναι να δημιουργήσει έναν καλύτερο κόσμο, συμβάλλοντας στη διαπαιδαγώγηση των νέων, μέσα από ένα σύστημα αξιών και ένα ελκυστικό πρόγραμμα δραστηριοτήτων, το οποίο βασίζεται στην παρέα, στη διαβίωση στο ύπαιθρο και γενικά σε αξίες που είναι διαχρονικές.
Η αρχική ιδέα
Το 2014 στη Φινλανδία, σε ένα Πανευρωπαϊκό Συνέδριο Προσκόπων με θέμα την υιοθέτηση καλών πρακτικών που έχουν ήδη βρει εφαρμογή σε άλλους εθνικούς οργανισμούς , οι συμμετέχοντες από Ελλάδα είδαν τι μπορούσε να γίνει μέσα από την πλατφόρμα εργασίας της Microsoft. Και έτσι θέλησαν να τη χρησιμοποιήσουν και στη χώρα μας. «Διαπιστώσαμε ότι υπήρχε το πρόγραμμα δωρεάς αδειών χρήσης προς μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, όπως είναι οι Έλληνες Πρόσκοποι. Έτσι αποφασίσαμε να προχωρήσουμε. Η μετάβαση δεν ήταν δύσκολη, αλλά ήθελε καλή προετοιμασία και στρατηγική. Η πρόταση υιοθετήθηκε σε εθνικό επίπεδο. Βασιστήκαμε σε πέντε μέλη μιας ομάδας εργασίας και μέσα σε τρεις μήνες τέθηκε σε εφαρμογή», υπογραμμίζει ο Μιχάλης Μίχαλος, από τη θέση του εφόρου Πληροφορικής στη Γενική Εφορεία . Είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη της πολιτικής και της στρατηγικής σε ότι αφορά τις τεχνολογίες πληροφοριών και επικοινωνίας στο Σώμα Ελλήνων Προσκόπων.
Τονίζει ότι νωρίτερα φρόντισαν να εξηγήσουν τη χρήση των εργαλείων και τα προτερήματα που έχει η συγκεκριμένη λύση σε σχέση με το τι συνέβαινε μέχρι τότε. Έδωσαν έμφαση στο πόσο πιο απλό είναι το νέο μοντέλο χρήσης και ότι πλέον η πρόσβαση και η επεξεργασία είναι εφικτή και πολύ πιο εύκολη μέσω φορητών συσκευών, αφού το μόνο που χρειάζεται να κάνει ο οποιασδήποτε είναι να συνδεθεί στην πλατφόρμα. Σήμερα, 550 Πρόσκοποι από όλη την Ελλάδα, βάσει ρόλου και καθηκόντων, έχουν πρόσβαση στο ενοποιημένο online σύστημα. Όπως το Ευρωπαϊκό Προσκοπικό Γραφείο και οι περισσότερες- αν όχι όλες – οι οργανώσεις στην Ευρώπη, χρησιμοποιούν τη συγκεκριμένη πλατφόρμα.
«Για τις άδειες που μας παρέχονται δωρεάν από τη Microsoft θα έπρεπε να πληρώνουμε περίπου 40.000 ευρώ τον χρόνο, ενώ σήμερα καταβάλουμε μόλις 400 ευρώ και αυτά αφορούν σε κάποιες που αγοράσαμε με έκπτωση για το διοικητικό προσωπικό, προκειμένου να καλυφθούν ορισμένες επιπλέον ανάγκες», αναφέρει ο ίδιος.
Όπως εξηγεί, η μετάβαση βοήθησε και στον καλύτερο διαμοιρασμό των αρχείων: «Πέρσι εφαρμόσαμε για πρώτη φορά στους Προσκόπους την ευέλικτη εκπαίδευση. Που σημαίνει ότι πλέον οι Πρόσκοποι έχουν τη δυνατότητα είτε να συμμετάσχουν ηλεκτρονικά σε διάφορα πρότζεκτ, είτε μέσα από μια ψηφιακή πλατφόρμα να κάνουν διάφορες εργασίες. Είναι ένας συνδυασμός ηλεκτρονικής και πρακτικής εκπαίδευσης. Έτσι προέκυψε ένας σημαντικός όγκος από νέα ψηφιακά εγχειρίδια. Το εκπαιδευτικό προσωπικό έπρεπε να έχει διαβαθμισμένη πρόσβαση σε πολλά αρχεία. Οπότε, δημιουργήσαμε έναν ειδικό λογαριασμό για όλους τους εκπαιδευτές, χωρίσαμε έναν χώρο στο OneDrive στις σχετικές ενότητες και από εκεί και πέρα ο καθένας έχει πρόσβαση μέχρι εκεί που πρέπει, αντίστοιχα με την εκπαίδευση που έχει ευθύνη να διεξάγει».
Μεγαλύτερη ασφάλεια
Επίσης, με τη χρήση αυτών των ψηφιακών εργαλείων έχει αναβαθμιστεί και το επίπεδο της συνολικής ασφάλειας. Για παράδειγμα, η πρόσβαση σε κάποιους λογαριασμούς, μέσω των οποίων διακινούνται ευαίσθητες πληροφορίες, γίνεται με διαδικασία διπλής ταυτοποίησης (two-factor authentication). Παράλληλα, δίνεται η δυνατότητα εφαρμογής πολιτικών υποχρεωτικής αλλαγής των κωδικών ανά τακτά χρονικά διαστήματα και αρκετές άλλες λειτουργίες που αναβαθμίζουν το επίπεδο της ασφαλούς πρόσβασης. «Το βάρος για όλα αυτά δεν πέφτει σε έναν, αφού πλέον έχουμε τη δυνατότητα να μοιράσουμε συγκεκριμένες αρμοδιότητες σε εγγεγραμμένους χρήστες, έτσι ώστε ο καθένας να έχει τον ρόλο που απαιτείται», τονίζει ο 30χρονος Πρόσκοπος.
Η εγκατάσταση και λειτουργία του Office 365 ήταν εύκολη και εφικτή με βάση τις υπάρχουσες υποδομές σε ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Επιπλέον, η δυνατότητα πρόσβασης από smartphones και tablets κάνει ακόμα πιο εύκολη την καθημερινότητα εκατοντάδων Προσκόπων σε όλη την Ελλάδα.
«Και επειδή η διαχείριση όλου αυτού του συστήματος βασίζεται σε εθελοντική εργασία, όπως είναι και η φύση του Προσκοπισμού, αυτές οι δυνατότητες μας έλυσαν τα χέρια. Αντιμετωπίσαμε το πρόβλημα κατακερματισμού του περιβάλλοντος εργασίας και των πολλών, διαφορετικών λύσεων που χρησιμοποιούσαμε πρωτύτερα. Η συνολική διαχείριση είναι πιο απλή, λιγότερο χρονοβόρα και δεν απαιτεί τόσους ανθρώπους. Από εκεί και πέρα, σε κάθε νέο Πρόσκοπο-εθελοντή, που έρχεται κοντά μας και έχει τη διάθεση να βοηθήσει στο οργανωτικό κομμάτι, μπορούμε να του παρέχουμε τα κατάλληλα ψηφιακά εργαλεία, για να κάνει τη δουλειά του πιο εύκολα και αποδοτικά. Επίσης, μπορεί να εργαστεί πάνω σε ένα project από όπου και αν βρίσκεται. Εφαρμογές όπως το SharePoint είναι εκεί, προσβάσιμες από κάθε τύπο συσκευής – PC, smartphone ή tablet – και δουλεύουν προς όφελος όλων μας», λέει ο Μιχάλης Μίχαλος.
Στα άμεσα σχέδια των Ελλήνων Προσκόπων είναι η αξιοποίηση των cloud υποδομών του Microsoft Azure για backup, είτε από διαδικτυακές εφαρμογές, είτε από εξοπλισμό που χρησιμοποιείται τοπικά και η δημιουργία ενός κεντρικού domain controller, με την αξιοποίηση του Azure Active Directory.
